Wie Kunde und Berater sich finden
Prozesse und Funktionsteilungen in Unternehmen
Die heutige Arbeitsteilung bedingt eine immer stärkere Fokusierung auf spezielles Know-How.Dennoch wird gerne das "Eier legende Woll-Milch-Ferkel" gesucht.
Dabei sind viele Prozesse durch die Anwendung von Standard-Tools (z.B. ERP-Systeme) vorbestimmt. Hierbei spielt dann das kundenspezifische Customizing noch eine gewichtige Rolle. Wer darf was tun und hat entsprechende Zugriffs-Rechte. Dies führt auch zu unterschiedlichen Menue-Strukturen innerhalb des Tools.
Tools werden regelmäßig an veränderte Organisationen, optimierte Prozesse und neue Möglichkeiten im IT-Bereich (ERP-Zugriff per Smartphone oder Tablet) angepasst. Es sind dabei aber immer nur Hilfsmittel zur Durchführung von Arbeits-Prozessen.
Letzlich gleicht keine IT-System-Installation der Anderen. Es sind nur grundsätzliche Gemeinsamkeiten vorhanden.
Auch als erfahrener Berater, der schon unterschiedlichste IT-Systeme mit eingeführt und angewendet hat, muss ich mich in das System des Kunden einarbeiten. Dies erfordert einen fachlich versierten Ansprechpartner, der innerhalb kurzer Zeit die wichtigsten Arbeitsschritte der zu bearbeitenden Prozesse erklärt und auf die Arbeitsteilung im Unternehmen hinweist (vor- und nachgelagerte Prozeß-Schritte und Prozeß-Teilnehmer). Ergänzend sind Prozeß-Beschreibungen und gegebenenfalls Lasten- und Pflichtenhefte sehr hilfreich bzw. notwendig, wenn kein versierter interner Ansprechpartner zur Verfügung steht. Ideal sind sicherlich Qualitäts- und Management-Handbücher - diese müssen aber gepflegt und auf dem aktuellen Stand sein.
Matching Kunden-Anforderung mit Know-How des Business Supporters
Was wird wirklich benötigt und welche Anforderungen dienen nur der Absicherung des Bedarfsmelders?
Aus meiner Sicht sind grundsätzliche Prozeß-Kenntnisse viel wichtiger als Tool-Kenntnisse, da die Tools letztlich immer Besonderheiten auf Grund von Customizing und kundenspezifischen Arbeitsteilungen aufweisen.
Die Know-How-Anforderungen sollten jeweils genauer spezifiziert werden. Teilweise wird bereits mit einer Bewertungs-Skala (Punktesystem z.B. von 1 bis 10) die geforderte Ausprägung dargestellt. Dies macht aber nur Sinn, wenn einzelne Arbeits-Pakete und die wichtigsten Arbeits-Schritte entsprechend bewertet und gewichtet werden. Ansonsten wird wieder eine zu allgemeine und gerne zu hohe Anforderung gestellt. Um ein echter sog. SW-Experte zu sein, sollte auch der SW-Release-Stand betrachtet werden. Aber wird auch wirklich ein echter Experte benötigt? Je feiner die Anforderungs-Kriterien gesplittet werden, desto besser kann das Matching funktionieren. Eine Matching-Tabelle könnte wie folgt aussehen - Beispiel für Bedarf Controlling-Support.
Anforderungs-Kriterium | Details | Ausprägung 1 bis 10 | Gewichtung 1 bis 10 | Punkt-Zahl |
1 = Basis; 10 = Experte | 1 = nice to have; 10 = mandatory | A * G | ||
Controlling-Kenntnisse FiBu-Kenntnisse KoRe-Kenntnisse Monats-Reporting-Routine SAP-Release SAP-FI SAP-CO SAP-BW / BI SAP-MM SAP-WMS MS Excel - Standard MS Access - Standard MS Powerpoint VBA-Programmierung SQL-Programmierung Englisch Branchen-Kenntnisse | 3 Jahre Berufserfahrung HB, KB, DB KoArten, KST, KTR 3 Jahre aktuell/geplant beim Kunden mit IMS Pivot, SVerweis Tabellen-Verknüpfung Standard MA-Reports Makros; Auswertungen Video-Konferenzen Kunden-Branche | |||
Total |
Absicherung durch extrem hohe Anforderungen seitens Bedarfsmeldern
Ein Mitarbeiter darf seine eigenen Kenntnisse nicht zu niedrig einschätzen, denn dies kann Folgen für die zukünftige gehaltsmäßige Einstufung des Arbeitsplatzes haben.
Was vor Jahren noch ein besonderes Know-How darstellte (u.a. ERP-Anwendung) ist heute fast normal - zumindest in bestimmten Funktionsbereichen. Da ein IT-Tool-Anbieter die Ideen des Mitbewerbers gerne aufgreift, wurden die mittels IT-Tool ausgeführten Prozesse mehr und mehr standardisiert. Dennoch hat jede Unternehmung eine eigene Philosophie bei der Anwendung der Tools. Und dies führt eben zu unterschiedlicher Arbeitsteilung und entsprechenden Prozeß-Beteiligten. Dies muss dem Business-Supporter in einer mündlichen oder schriftlichen Prozeß-Beschreibung übermittelt werden. Es geht also nicht ohne Einarbeitung. Hier ist das Prozeß-Know-How des internen Ansprechpartners gefragt - und dies sollte für die Gehaltseinstufungen mehr Gewicht haben als das reine Tool-Know-How.
Die hohen Anforderungen dienen aber auch noch einem weiteren Zweck. Bei Nicht-Erfüllung der gewünschten Prozesse durch die Abteilung, für die der beauftragte externe Business-Supporter tätig ist, ist es hilfreich, das Argument in der Hinterhand zu haben, dass ja einzelne Anforderungen aus der Bedarfsmeldung nicht erfüllt wurden. Auf solche pro-aktiven Schutzverhaltensweisen hat die Unternehmens- und Führungskultur einen wesentlichen Einfluß.
In der Konsequenz führen zu hohe Anforderungen zu unnötig hohen Kosten.
Erfolgreiche Projekte bringen allen Beteiligten Freude und dem Unternehmen Erfolg
Wenn Sie meinem Statement bis hierhin gefolgt sind, dann wünsche ich Ihnen viel Erfolg bei der Suche nach externer Unterstützung. Vielleicht geben Ihnen meine Hinweise ein paar Anregungen für die nächste Bedarfsanforderung. Und dann hat es sich schon gelohnt.